BITACORA
DE CONTROL DE EQUIPOS DE COMPUTO
CONTROL DE CENTRO DE COMPUTO
CONTROL
El control interno que se
realice a los sistemas informáticos, permite obtener diagnósticos de las
diferentes dependencias, indicando riesgos y debilidades que una vez detectados
nos ahorran recursos humanos, físicos y financieros de la entidad, si son
corregidos a su debido tiempo.
Las áreas de control en los centros
de cómputo son: 1- Control de entrada y salida 2- Biblioteca de medios
magnéticos 3- Operación del equipo de procesamiento 4- Controles ambientales y
de seguridad física 5- Recuperación de desastres 6- Reportes de mal funcionamiento
7- Cambios de software operacional 8- Seguridad lógica 9- Manuales de
documentación
De acuerdo con lo anterior, algunos
puntos de inspección y comprobación que se deben realizar en el centro de
cómputo son los siguientes: Que los códigos de identificación y autorización de
los usuarios estén adecuadamente controlados para prevenir accesos no
autorizados. Que las terminales que permiten el acceso al sistema cuenten
con los controles adecuados para prevenir el uso fraudulento. Que las
alteraciones de seguridad accidentales o intencionales sean reportadas a la
administarción de procesamiento electrónico de datos. Que las intervenciones de
los operadores del centro de cómputo sean registrados en el log del sistema y
que este registro sea cuidadosamente revisado. Que se cambien los códigos de
acceso, cuando se retiren empleados claves. Que constantemente se revise por un
experto en seguridad todos los procesos de informática.
Que existan U.P.S. contra fallas de
energía y protección contra incendio. Que secuente con detectores de humo,
calor y se les haga mantenimiento preventivo y correctivo. Que las copias de
respaldo o backups se mantengan bajo extrictas medidas de seguridad. Que se
lleve un registro cronológico de los cambios efectuados a los sistemas y a
todas las fallas y mensajes de error que presente el equipo de cómputo. Que
haya procedimientos adecuados para la recuperación de desastres y otras
amenazas.
EXAMEN DE EXACTITUD
Consiste en verificar la exactitud de
cualquier operación, documento o transacción, teniendo en cuenta la numeración
secuencial, unidades de medida, cantidades, valores unitarios y totales de
control, cálculo matemático, así como el completo y correcto diligenciamiento
de las formas que se utilizan para el registro de la información. Tiene como
objetivo asegurar que lo examinado esté completo y corresponda exactamente a
sus características y se encuentre libre de cualquier tipo de error u omisión
en la información registrada. Para su aplicación se precisa lo que se va a
examinar, se determina el procedimiento a seguir, se efectúan los cálculos por
separado, se confronta con totales y estándares que están en la información
soporte y se registra con una señal de Vo Bo todo lo examinado. Ejemplos de
esta técnica la tenemos en los informes financieros, de almacen, de tesorería,
de contabilidad, de compras, de presupuesto, de nómina, los cuales deben llevar
numeración consecutiva, fechas, responsable, códigos, descripciones, nombres,
unidades de medida, deduccionres,descuentos de ley, imputación presupuestal y
otros.
ANALISIS DE SALDOS EN MOVIMIENTO
Consiste en analizar el saldo de una
cuenta de un estado financiero, el movimiento de los cargos y abonos que lo
originaron, así como también, las transacciones y documentos que respaldan
dichos movimientos. Su objetivo es determinar si el saldo objeto de análisis
corresponde a la realidad de las operaciones realizadas. Para su aplicación se
escoje la cuenta a analizar, se indica la fecha y el responsable, se clasifican
sus componentes, se descompone el saldo de cada cuenta en sus cargos y abonos,
para finalmente hacer el análisis y registrar los resultados. Ejemplos de este
exámen lo podemos hacer con cualquier cuenta como acreedores varios,desglosando
el saldo y estableciendo a qué acreedores corresponde cada monto y la
antiguedad de cada una de éstas.
Administración de centros de computo
La administracion se define como el
proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas al
laborar o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.
Las personas realizan funciones administrativas de planeacion, organizacion,
integracion de personal, direccion y control.
·
La administración se aplica en todo tipo de corporación.
·
Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.
·
La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y
eficiencia.
Proceso Administrativo
El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica
una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los
objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad.
El proceso administrativo se
dice que es tridimensional, porque sus elementos son aplicables a todas las
funciones del organismo en todos sus niveles:
·
Planeación.
·
Organización.
·
Direccion y control.
Planeación
Algunas definiciones de la planeación como parte de su significado pueden ser:
·
Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento
en la operación de la organización con base en la técnica, así como el
establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento
integral de dichas oportunidades.
·
Es la funcion que tiene por objetivo fijar el curso concreto de
accion que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las
determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización.
·
"Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habrían
ocurrido". Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos
nuestra futura acción.
·
Determinación racional de adónde queremos ir y cómo llegar allá.
Objetivo de un Centro de Cómputo
La computadora como herramienta de solución para
probleas de calculo de operaciones, investigacion de procesos, enseñanza,
etc. establece las bases para determinar el objetivo de un centro de computo,
como es el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea
dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: produccion,
control de operaciones, captura de datos, programacion, dibujo, bibliotecas,
etc.
Los diversos servicios que puede prestar un centro de computo, pueden dividirse
en departamentos a áreas específicas de trabajo.
Niveles de Planeación
La planeación considerada como uno de los principales elementos del proceso
administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de un
Centro de Cómputo; como tal considera los siguientes niveles:
·
Planeación Estrategica.
·
Planeación de recursos.
·
Planeación Operativa.
·
Planeación de Personal.
·
Planeación de Instalaciones Físicas.
En realidad estos niveles responden a
las siguientes interrogantes básicas, ¿Que?, ¿Quien?, ¿Donde?, ¿Cuando? ¿Como?
y ¿Porqué?.
·
Planeación Estratégica. Se refiere a las estrategias a seguir en la
construccion del Centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se
responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la
construcción del mismo.
·
Planeación de Recursos. Dentro de este ámbito deben considerarse los
recursos económicos que va a requerir la construcción del centro de computo.
¿Cuanto dinero se va a ocupar?.
·
Planeación Operativa. ¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Que
Software será necesario?, ¿Que hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a
prestar?, etc.
·
Planeación de Personal. ¿Quienes van a operar al Centro de Cómputo?,
¿Cuales serán sus funciones?, ¿Que cantidad de personal será necesaria?, etc.
·
Planeación de Instalaciones Físicas. ¿En donde estará ubicado en Centro
de Cómputo?, ¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿en donde se
colocará el centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidoreso la
macrocomputadora?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.
Planeación de recursos
La planeación de recursos en para un centro de cómputo es aquella que establece
los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes
elementos:
·
Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de
emergencia, dispositivos de seguridad, etc.
·
Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, perifericos,
etc.
·
Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así
como materiales directos e indirectos.
Planeación operativa
La planeación operativa de un centro de cómputo consiste en realizar un
detallado analisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas
necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware,
software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y
se utilice como el medio de procesamiento de informacion.
Planeación de instalación fisica y
ubicación física
La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende
de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el
servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico
existente o proyectado, etc.
Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en
cuenta por lo menos los siguientes puntos:
·
Local físico. Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de
equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento
térmico y elementos de seguridad disponibles.
·
Espacio y movilidad. Características de las salas, altura, anchura,
posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil
o falso suelo, etc.
·
Iluminación. El sistema de iluminacion debe ser
apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en
determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los
equipos.
·
Tratamiento acústico. Los equipos ruidosos como las impresoras con
impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran
vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se
encuentren amortiguados.
·
Seguridad física del local. Se estudiará el sistema contra incendios,
teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las
paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la
protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la
instalación.
·
Suministro eléctrico. El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y
en particular la alimentacion de los equipos, debe hacerse con unas
condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del
resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección
y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación
ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.).
organizacion de centros de computo
Forma de operar un centro de cómputo
Un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) o Centro de cómputo, es el conjunto
de recursos físico, lógicos, y humanos necesarios para la organización,
realización y control de las actividades informáticas de una empresa.
Las principales funciones que se requieren para operar un centro de cómputo son
las siguientes:
·
Operar el sistema de computacion central y mantener el sistema
disponible para los usuarios.
·
Ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de
producción y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente
en las solicitudes de proceso.
·
Revisar los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas
conforme a instrucciones de su superior inmediato.
·
Realizar las copias de respaldo (back-up) de la información y procesos
de cómputo que se realizan en la Dirección, conforme a parámetros
preestablecidos.
·
Marcar y/o señalizar los productos de los procesos ejecutados.
·
Llevar registros de fallas, problemas, soluciones, acciones
desarrolladas, respaldos, recuperaciones y trabajos realizados.
·
Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente
y estar vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo.
·
Realizar labores de mantenimiento y limpieza de los equipos
del centro de cómputo.
·
Aplicar en forma estricta las normas de seguridad y control
establecidas.
·
Mantener informado al jefe inmediato sobre el funcionamiento del centro
de cómputo.
·
Cumplir con las normas, reglamentos y procedimientos establecidos por la
Dirección para el desarrollo de las funciones asignadas.
Principales departamentos de un
Centro de Cómputo
Dentro de una empresa, el Centro de proceso de Datos ó Centro de cómputo cumple
diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que
existen en él, las cuales se engloban a través de los siguientes departamentos:
·
Explotación de sistemas o aplicaciones. La explotación u operación de un
sistema informático o aplicación informatica consiste en la utilización y
aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de
realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de
soportes, seguridad del sistema, supervision de trabajos, etc.
·
Soporte técnico a usuarios. El soporte, tanto para los usuarios como
para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema
operativo adecuado, del diseño y control de la estructura de la
base de datos, la gestion de los equipos de teleproceso, el estudio y
evaluacion de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la
ayuda directa a usuarios.
·
Gestión y administración del propio Centro de Procesamiento de Datos.
Las funciones de gestión y administración de un Centro de procesamiento
de datos engloban operaciones de supervisión, planificacion y control de proyectos,
seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y
equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.
Departamento o área de Operación
Esta área se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de
datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de
cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del
sistema funcionen adecuadamente.
En esencia el personal del área operativa se encarga de alimentar datos a la
computadora, operar el "hardware" necesario y obtener la información
resultante del proceso de datos.
Operadores.
·
Los operadores de computadoras preparan y limpian todo el equipo
que se utiliza en el proceso de datos, mantienen y vigilan las bitácoras e
informes de la computadora, montan y desmontan discos y cintas durante los procesos
y colocan las formas continuas para la impresión.
·
También documentan las actividades diarias, los suministros empleados y
cualquier condición anormal que se presente.
·
El papel de los operadores es muy importante debido a la gran
responsabilidad de operar la unidad central de proceso y el equipo
periférico asociado en el centro de cómputo.
·
Un operador de computadoras requiere de conocimientos técnicos para los
que existen programas de dos años de capacitacion teórica, pero la
práctica y la experiencia es generalmente lo que necesita para ocupar el
puesto.
Departamento o área de Producción y
Control
Tanto la Producción como el Control de calidad de la misma, son parte de las
funciones de este Departamento.
·
Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de
información de los usuarios.
·
Usar las tecnicas de construcción de sistemas de información orientadas
netamente a la productividad del personal y a la satisfacción plena del
usuario.
·
Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del
personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas.
·
Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los
avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea
necesario a través de medios establecidos formalmente, como el uso de
correo electrónico, mensajes relámpagos o flash.
·
Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.
Departamento o área de Análisis de
Sistemas
Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente
a través de toda la organizacion.
Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la
computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y
la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes
alternativas.
La realización de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o
meses dependiendo de la complejidad del problema.
Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la
evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos
usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en
el área de cómputo.
Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los
requisitos para estos son: educacion profesional formal y experiencia practica,
esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de
programación.
Existen diferentes títulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas
y Analista Senior que indican diferentes grados de experiencia, entrenamiento y
educación. A su vez estos pueden tener todavía más clasificaciones dependiendo
del tamaño de la organización, o bien puede haber analistas programadores que
realizan tanto la función de analistas como la de programadores, esto indica
una doble responsabilidad. Además los analistas pueden estar agrupados en
equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas lider o jefes de
análisis.
Departamento o área de Programación.
El grupo de programación es el que se encarga de elaborar los programas
que se ejecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que
todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las
especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman
en programas eficientes y bien documentados para las computadoras.
Así como los analistas, los programadores pueden clasificarse en:
"Programadores junior" o "Aprendices de Programación" que
son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interes
en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación,
"Programadores Senior" son los que ya tienen varios años de
experiencia en proyectos grandes.
Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y
exista un programador principal o líder de programación que dirija el trabajo
de cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo.
Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del
hardware para trabajo optimizar la utilización del equipo.
Su función es extremadamente técnica y especializada ya que deben seleccionar,
modificar y mantener el complejo software del sistema operativo.
Departamento o área de Implementación
Esta área es la encargada de
implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuación
a las necesidades de los usuarios.
Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:
·
Coordinar con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las
aplicaciones.
·
Diseñar los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su
cumplimiento.
·
Validar los nuevos procedimientos y politicas a seguir por las
implementaciones de los proyectos liberados.
·
Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al
usuario final.
·
Elaborar conjuntamente con el área de Programación o Desarrollo, los
planes de capacitación de los nuevos usuarios.
·
Coordinar la presentación de las nuevas aplicaciones a los usuarios.
·
Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad
establecida.
Departamento o área de Soporte
Técnico
Área responsable de la gestión del hardware y del software dentro de las
instalaciones del Centro de Cómputo, entendiendo por gestión: estrategia,
planificación, instalación y mantenimiento.
Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:
·
Planificar la modificación e instalación de nuevo software y hardware.
·
Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware.
·
Dar el soporte técnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos,
evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado.
·
Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinacion necesaria
para la resolución de los problemas técnicos en su área.
·
Realizar la coordinación con los técnicos del proveedor con el fin de
resolver los problemas técnicos y garantizar la instalación de los productos.
·
Proponer las notas técnicas y recomendaciones para el uso óptimo de los
sistemas instalados.
·
Participar en el diseño de la arquitectura de Sistemas.
Descripción de puestos o funciones
El objetivo de un Análisis y Descripcion de Puestos de Trabajo (ADP) es el de
definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un
determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con
exito.
Su importancia es tal, que debería considerarse como un metodo fundamental y
básico para cualquier organización, sin embargo se considera como un
procedimiento "no importante", o al menos "no tan
necesario", como otras herramientas utilizadas.
Las empresas están preocupadas por cuestiones tales como: políticas de
seleccion,promosion , retribución, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un
segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y descripcion de Puestos de Trabajo (ADP).
Analista.
Generalmente se conoce el puesto como analista de desarrollo o analista
programador.
Su descripcion del puesto es: Realizar el diseño técnico de los nuevos proyectos
y aplicaciones pequeñas y programar los módulos complejos. Supervisar a los
programadores que participan en el proyecto.
Sus funciones específicas son:
Analista de Desarrollo.
·
Realizar el diseño técnico de los nuevos proyectos.
·
Preparar la documentacion para la programación y pruebas de
los sistemas.
·
Revisar la codificacion y pruebas de los sistemas.
·
Realizar estudios de viabilidad técnica.
·
Participar en el diseño funcional de los nuevos proyectos.
·
Dirigir proyectos pequeños.
Analista programador.
·
Estudiar los requerimientos de los nuevos usuarios en cuanto a nuevos
productos o servicios.
·
Estructurar la logica de los programas.
·
Programar.
·
Llevar a efecto pruebas de los sistemas desarrollados.
·
Documentar los programas de acuerdo a los estándares establecidos.
·
Realizar el análisis de las aplicaciones sencillas.
Gerente de Procesos.
Encargado de dirigir y administrar el área de Procesamiento de Datos, así como
relacionarse con las otras áreas del centro de cómputo.
Formula y administra todo el procesamiento de la información que maneja el
Centro de Cómputo.
Programador de Sistemas.
Aunque su función es muy similar a la
de un analista programador, su descripción del puesto es: Programar y realizar
la codificación y documentación de los programas o sistemas desarrollados.
Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los
analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para
las computadoras.
Sus funciones específicas son:
·
Analizar la lógica de los programas a desarrollar.
·
Codificar y documentar los programas de acuerdo con las normas de
calidad y seguridad establecidas.
·
Programar.
·
Probar los programas realizados.
Supervisor de Capturista.
Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de
trabajo en base a la carga de trabajo establecida.
Capturista.
Los capturistas de datos son los primeros en manejar y convertir los datos de
su forma original a un formato accesible para la computadora.
Este tipo de personal puede operar diferentes dispositivos de teclado para
proporcionar los datos directamente a la computadora. No obstante la
importancia del trabajo de los preparadores de datos su educación no requiere
una formación técnica formal, un mecanógrafo competente puede adquirir en pocas
horas de instrucción especializada las habilidades necesarias para la
preparación de datos.
Dibujante.
Las funciones principales son:
·
Realiza los diseño graficos asignados al área de informática.
·
Realiza diseños de portadas para informes finales.
·
Elabora presentaciones, formatos de papelería, logotipos.
Adquisicion de
software y hardware
Selección de Software.
Los criterios para seleccionar software son:
a.
Software: Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas
los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
Varía de acuerdo al nivel:
·
Básico. sistema operativo (Seleccionar por Standard Mundial).
·
Soporte: Base de datos (Seleccionar por Standard Mundial).
a.
Proveedor: Las características que debe tener el proveedor de infomática
son:
·
Reconocido prestigio mundial y nacional.
·
Soporte técnico en instalación.
·
Ayuda en problemas.
·
Personal especializado.
·
Tiempo de atencion.
·
Comunicación rápida.
·
Servicios de capacitación: cursos, material, expositor, costos.
·
Cartera de clientes de software iguales al adquirido.
·
Documentación: Facilidad de uso.
a.
Costos: Se considerará lo siguiente:
·
Condición de pago.
·
Local.
·
Inclusión de entrenamiento.
·
Costos de mantenimiento.
Selección de Hardware.
Los criterios para seleccionar hardware son:
a.
Equipos:
·
La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del
procesamiento de datos.
·
Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo),
horizontal (con otros equipos).
·
Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.
·
Tiempo de garantía.
·
Tecnología de "punta" (Alta).
a.
Proveedor: Debe tener las siguientes características:
·
Reconocido prestigio local.
·
Soporte de mantenimiento: personal especializado, stock de repuestos.
·
Tiempo de atención, local apropiado, comunicacion rápida.
·
Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
Tiempo de entrega oportuno.
a.
Precios: Se debe considerar lo siguiente:
·
Condiciones de pago.
·
Detallado por componentes de la configuración.
·
Descuentos por volumen.
·
Costo de mantenimiento.
Adquisición de Software y Hardware
Software
El software para Computadores se puede clasificar en los siguientes tipos:
·
Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las
actividades operativas de cada Computadora y de la red.
·
Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera
sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de
bases de datos, procesadores de palabras, etc.
·
Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los
anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el
desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos
a proveedores externos, por ejemplo, sistema de nomina, sistema de
contabilidad, sistemas de inventarios, etc.
·
Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los
sistemas operacionales como aquellos paquetes de usuario final y de sistemas
aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno
para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso.
Hardware
La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada
dependencia, debe ir de acuerdo con el planestratégico de sistemas y sustentado
por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se
enfatizan las características y volumen de información que ameritan
sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las
diversas áreas usuarias.
Todo estudio determina una configuración mínima para el computador y los
aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas,
impresoras, tarjetas , y modems para comunicaciones, elementos para
backups en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario,
así como una evaluación del costo aproximado de la inversion.
Consideraciones generales para la
Adquisición de Software y Hardware.
Para realizar cualquier adquisición de Software o Hardware, se deberán considerar
los siguientes puntos:
·
Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud
que hace el usuario al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad
especifica.
Los parámetros sobre los cuales debe
medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe
fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde
ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por
escrito.
·
Evaluación de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una
investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de Software
y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la
información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad
de los sistemas a adquirirse.
·
Financiamiento. Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente
instituciones bancarias a través de creditos. Para el caso de centros de
cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento,
a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la
producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede
ser el origen del financiamiento.
·
Negociación de control. La negociacion de contrato debe incluir
todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse.
Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría
técnica, etc.
Permisos y Licencias
El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como
PIRATA y una violación a los derechos de autor.
El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes
normas:
·
Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que
el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el
"Acta de entrega de equipos y/o software".
·
Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de
la empresa. su copia o sustracción o dañointencional
o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será
sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.
·
El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el
software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.
·
Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para
verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar
software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación
a las normas internas de la empresa.
·
Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada
por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho
requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
·
El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y
entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la
responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
·
Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán
administrados y almacenados por el departamento de sistemas.
·
El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del
software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete
determinado.
·
Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento
de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán
realizadas por la dependencia respectiva.
·
La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o
dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez
compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área
respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software".
·
Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el
departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fisicos
del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
·
Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación
de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y
ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una
vez al año su correcta destinación.
·
El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez
que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras
realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.
